”Då är det viktigt att ha en god överblick över vilken kompetens som finns. Det är en förutsättning för att kunna säkra kompetensförsörjningen, identifiera kompetensgap och behov av utveckling.”
– Teodor Johansson Massaro, HR-konsult, Västerås stad
Systemet hjälpte oss genom coronakrisen
Hur samlar man sina resurser för att kunna möta en plötslig kris?
Den frågan blev högst aktuell under vintern 2020 när coronapandemin närmade sig Västerås. Svaret blev att kommunen omedelbart genomförde en kommunövergripande analys av all befintlig kapacitet – med särskilt fokus på det som benämns samhällskritisk kompetens.
Coronapandemin fick en stor påverkan på kommunens HR-arbete. Många verksamheter var hårt belastade av sjukfrånvaro och samtidigt arbetade många medarbetare hemifrån.
– ”Det var ändå avgörande att kunna hantera alla de ärenden och uppgifter som fortfarande behövde utföras,” säger Teodor Johansson Massaro.
Teodor är beteendevetare och har arbetat som HR-konsult med fokus på rekrytering och kompetensförsörjning i Västerås stad sedan 2017. Västerås är en snabbt växande stad och i takt med pensionsavgångar visar prognoserna på ett stort rekryterings- och kompetensbehov under de kommande åren.
– ”Då är det viktigt att ha en god överblick över vilken kompetens som finns. Det är en förutsättning för att kunna säkra kompetensförsörjningen, identifiera kompetensgap och behov av utveckling.”
Överblick i hela organisationen
Teodor återkommer ofta till begreppet helhetsperspektiv när han blickar både framåt och tillbaka på det gångna året. Hur såg situationen ut i hela kommunen?
Västerås stad hade arbetat med Comaea under flera år och hade därmed ett tydligt försprång när pandemin slog till. Verktyget fanns redan på plats för att snabbt kunna identifiera samhällskritiska kompetenser. Det blev enklare att se vilka förvaltningar och verksamheter medarbetarna tillhörde och vilka som kunde bidra på olika sätt i hanteringen av krisen.
– ”Vad gör man när frånvaron plötsligt blir extremt hög i verksamheter där arbetet absolut inte kan stanna? Då blev det digitala systemet verkligen värdefullt.”
Med hjälp av Comaea fick kommunen en tydlig bild av organisationen: var fanns ingenjörer, sjuksköterskor, administratörer och andra nyckelkompetenser? Vem var behörig att utföra vilka arbetsuppgifter? Var fanns till exempel undersköterskor som för tillfället hade andra arbetsuppgifter men som kunde mobiliseras inom vården?
Beredskap för framtida kriser
Teodor konstaterar att pandemin var den tredje större krisen som krävde att Västerås stad snabbt mobiliserade sina resurser – efter den stora skogsbranden i Västmanland 2014 och flyktingmottagandet året därpå.
– ”Den här gången fanns systemet på plats för att snabbt kartlägga och analysera situationen.”
Erfarenheterna har tydligt visat värdet av att ha strukturerad och tillgänglig kunskap som en del av organisationens beredskap.
– ”Vi har i allt högre grad sett värdet av att ha all kompetens samlad och tillgänglig för att kunna agera snabbt när det verkligen behövs.”