”Vi kan snabbt och enkelt se lärarnas behörigheter och legitimationer i alla kommunala skolor och förskolor – men också på en specifik enhet.”
– Marta Espinoza, projektstrateg, Nacka kommun
KOLL – ett digitalt verktyg som alla kan använda
När 2 600 medarbetare ska omfattas av samma lösning är det avgörande att systemet är flexibelt. KOLL kan enkelt anpassas för olika verksamheter, där varje enhet dessutom kan justera mål och arbetssätt utifrån sina specifika behov.
KOLL är Comaeas varumärke för registrering av lärarlegitimationer och används för att hålla ordning på vilka lärare som finns tillgängliga samt deras kunskap och kompetens. Redan innan kravet på lärarlegitimation infördes 2015 fanns behovet av att kartlägga förskollärares och lärares utbildning, behörigheter och kompetenser.
Inledningsvis skannades examensbevis manuellt in i KOLL, men denna tidskrävande process kunde förenklas och automatiseras genom att KOLL istället hämtar information om legitimationer, behörigheter och auktorisationer direkt från Skolverket.
– ”Det är fantastiskt med den automatiska inläsningen av aktuella legitimationer, som ger oss kvalitetssäkrad data. Vi kan snabbt och enkelt få en överblick över lärarnas behörigheter och legitimationer i alla kommunala skolor och förskolor, men också ner på enskild enhetsnivå. KOLL har dessutom ett brett utbud av rapportfunktioner,” säger Marta Espinoza, som arbetar med strategisk kompetensförsörjning i rollen som projektstrateg.
Mer än bara legitimationer
Utöver lärarbehörigheter kan varje medarbetare enkelt uppdatera sina kompetenser, utvecklingsplaner och mål i KOLL. Informationen följer medarbetaren även om de byter tjänst inom Nacka kommuns skolor och förskolor.
Nästa steg i utvecklingen var införandet av applikationen Medarbetarsamtal. Nacka kommun såg att medarbetarsamtal genomfördes enligt olika arbetssätt och ville säkerställa en gemensam grundstruktur för alla medarbetare i KOLL.
Medarbetarsamtal kan se väldigt olika ut – korta eller långa, under en promenad eller i ett mötesrum – men genomförs minst en gång per år och för vissa medarbetare så ofta som var sjätte vecka. Oavsett form dokumenteras och följs alla samtal upp på samma sätt via Comaeas mall för medarbetarsamtal.
Strukturerad kompetens- och målhantering
Utöver skräddarsydda målmallar har olika målprofiler tagits fram, som innehåller självskattningar kopplade till både yrkeskompetenser och kommunens personalpolicy. Dessa fungerar som ett viktigt underlag inför medarbetarsamtalen.
Nästa steg i utvecklingen är att se över hur Nacka kommun kan bygga egna kompetensprofiler även för barnskötare, ett område som just nu är i särskilt fokus inom ramen för ett pågående kompetensförsörjningsprojekt.
– ”Det fina med KOLL är att jag så ofta kan använda systemet i vårt arbete med kompetensförsörjning, just tack vare dess flexibilitet. Dessutom erbjuder Comaea en personlig, snabb och professionell support där jag ofta kan bolla idéer och tankar – något som är otroligt värdefullt,” avslutar Marta Espinoza.