När man talar om regelefterlevnad (compliance) tänker de flesta på utbildning – att säkerställa att en medarbetares utbildningar är uppdaterade. Men detta är endast en del av ett betydligt bredare landskap som även omfattar kompetens, certifieringar och behörigheter. Dessa består ofta av en kombination av utbildningsmoment, valideringssteg för att säkerställa kompetens samt någon form av omcertifiering när giltighetsperioden löper ut. Förenklat kallas detta ofta för ”vägen till certifiering eller behörighet”.
Att hantera en ibland komplex uppsättning av förkunskapskrav, formell utbildning och en avslutande godkännandeprocess är en utmaning för alla organisationer. Samtidigt förändras omfattningen och kraven för certifieringar och behörigheter kontinuerligt.
Så hur hanterar man denna komplexitet? Intressant nog är det både förvånansvärt enkelt och samtidigt inneboende svårt. Nyckeln ligger i att ha en tydlig och konsekvent process för alla certifieringar och behörigheter som är lätt att förstå för medarbetare, chefer och bedömare – samt att göra både processen och kraven tydliga och transparenta för alla inblandade.
HSE-regelefterlevnad hos Syngenta
Syngenta, ett ledande vetenskapsbaserat agtech-företag, stod inför dessa utmaningar och har under de senaste två åren arbetat tillsammans med Comaea för att implementera en konsekvent och transparent lösning för HSE-regelefterlevnad (hälsa, säkerhet och miljö) vid sina globala produktionsanläggningar.
Den befintliga Comaea Certificate Tracker-applikationen hanterade effektivt grundläggande certifieringar och tidsbegränsade kompetenser, men saknade den valideringsprocess som krävdes för att fullt ut uppfylla Syngentas HSE-krav samt det breda spektrum av certifieringar och behörigheter som behövde hanteras. Att bygga komplex och strikt logik avfärdades tidigt, dels på grund av framtida support- och underhållsbehov, dels på grund av risken för ökad komplexitet när varje certifiering skulle kräva egen logik. Lösningen behövde vara flexibel och framtidssäker.
Tillvägagångssättet ”route to certification” skapade en konsekvent struktur och Comaeas certifikatspårning vidareutvecklades för att stödja ett flexibelt och transparent valideringsflöde. Valfria bedömnings- och verifieringssteg lades till, liksom omcertifieringssteg vid behov. Valideringsstegen ger tydliga instruktioner till alla parter – oavsett om man är medarbetare, chef eller bedömare/validator.
Detta innebar att inga extra manuella insatser krävdes och att det vid varje bedömnings- eller verifieringssteg finns ett spårbart och granskningsbart underlag. Godkännanden kan därmed genomföras snabbt och enkelt, med Comaea som stödjer processen snarare än försvårar den. Bevismaterial, kommentarer och dokumentation kan laddas upp, och ett fullständigt utbildningsregister kan vid behov sparas för varje medarbetare i upp till 20 år.
Obligatorisk utbildning tilldelas automatiskt till användare, liksom den utbildning som krävs inför omcertifiering innan giltighetsperioden löper ut. Detta är direkt kopplat till organisationens LMS. Även om utbildningen genomförs i LMS-systemet, följer Comaea upp genomföranden och lägger till dem i revisionsspåret för framtida rapportering.
Genom att definiera ett konsekvent och transparent arbetssätt har Syngenta fått möjlighet att följa sin regelefterlevnadsstatus på varje anläggning via chefsdashboards och värmekartor, vilket möjliggör ett mer proaktivt och datadrivet arbetssätt för compliance-uppföljning.
Syngenta ligger i framkant globalt med detta arbetssätt och har uppnått ett tydligt stegskifte i hur HSE-regelefterlevnad övervakas och hanteras. Comaea har levererat en lösning som möter Syngentas behov både idag och i framtiden.
